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1，文字样式清晰秀丽。
能在海关办公室工作的人，一般都有着较高的文化修养，从他们发出的各种通知就可以看出他们办事严谨，用词标准。所以要与海关打交道，如果想得到海关的重视，首先要让他们感觉到与之交涉的人也有着同样的办事作风和态度。所以，一般发邮件给海关，比较建议用货主/进口商信笺纸格式，内容写好后单独以附件形式发送
2，文章开头不用特别展现对海关的尊敬或者写一些无比吓人的称呼，比如，有的人连your majesty都能用上。只要用平常心就好，须知海关官员也是和我们一样，依法办事，并没有什么血统甚至等级上的不同
3，文章结构 ：
一般用陈述句语气将海关原始通知内容一一附上，再根据海关内容给与对应的回复。这种做法可以让海关迅速恢复到对你的CASE的记忆。知道你要表达的是什么。海关每天面临的进口商处罚案件繁多，如果接到的回复没有之前的参考，这样的回复只会长期被搁置或者石沉大海，因为海关要把时间放在双方都清晰的案列中。
4，文章语气需表明自己清晰立场：
即你到底想要什么结果。而不是让海关去揣摩你的心理。这样做，第一可以证明你自己的立场坚定，第二也是给海关节约时间并用你的坚定打击海关之前的决定。
5，需用实际案列，图片，法规去支撑你的立场和观点。
一般专业的律师会去法律文献中翻阅条款，对于非专业的货代或者货主，要证明自己的立场和观点，只能通过图片及各种以往案列分析来证明自己的合法合规。同时，案例制也会起到作用，比如处理同样case成功过的货代和律师再次处理相同案例时，往往引用之前与海关打交道时海关的case号码，去说服不同的海关做出同样的决定。
6，给海关选择：
对于执法机构，最安全的做法就是一棒子打死。因为他们也要上交作业，并且海关代表铁面无私，没有任何理由给货主提供建议。但也不要认为海关的做法就是绝对的，也许还有其他的选择，那么这个时候，你就要给海关做决定了。
7，沟通语气，时速需缓慢而稳重：
就算你再急，海关也是不急的。所以在接到海关没收通知书时，先不要急着申辩，可以细致的看下海关信件。逐字逐句推敲，看哪句话里面存在漏洞或者不严谨的地方，那么这就很有可能是你获胜的把柄（虽然这种机会很少）。海关的没收通知一般给货主10天的缓冲期。所以建议在收到信件的第二个工作日以信件形式回复海关是最适宜的。
8，一次到位：
如上文所说，海关面临众多case是没有时间和你磨叽的，你最好一次性告诉他你到底要什么，为什么要这么做，支撑点是什么？如果海关同意，他是否面临敬业调查，免除海关的风险也要考虑到。
9，结尾可用名人名言（目前流行叫金句）来支撑你的想法。最好用当地国家的历史人物名言来结尾。这让海关感觉你的想法是有依据的，并且由于了解对方国家历史，也会给海关增加认同感
10, 最后，以上1-9点都可行的前提是你的产品并没有犯致命性错误，如果是原则性问题，货主最好是早点醒悟，不要做无畏的挣扎。同时，我们要强调的是，海关对货物的处理决定只针对货物本身，所以遇到问题往往是货主和海关直接沟通才是最有效的。但现实通常是货主认为货代要给自己处理一切事务的心理耽误了处理的最佳时机，最后还埋怨货代的无能。货代在货物被没收的case中大部分都是扮演传达者的身份。当然货代经验也很重要，一个饱经沧桑的老者自然比毛头小伙睿智很多。